Registrierkasse Österreich 2026: RKSV-Pflicht & Software

Brauche ich 2026 eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse ist 2026 Pflicht, sobald beide Grenzen überschritten werden: über 15.000 € Jahresumsatz netto und mehr als 7.500 € Barumsätze netto pro Jahr. Bleiben Sie bei einer der beiden Schwellen darunter, brauchen Sie keine elektronische Registrierkasse. Die Pflicht, bei jeder Barzahlung einen Beleg auszustellen, gilt aber unabhängig davon.

Der entscheidende Punkt, den viele übersehen: Es ist ein logisches UND, kein ODER. Beide Bedingungen müssen zusammen zutreffen. Drei konkrete Fälle machen das klar:

Marktstandl mit 20.000 € Umsatz, davon 18.000 € bar: beide Grenzen überschritten, also registrierkassenpflichtig.
Tischler mit 80.000 € Umsatz, aber fast alles per Überweisung, nur 3.000 € bar: über der Umsatzgrenze, aber unter 7.500 € Bargeld, also keine Registrierkassenpflicht. Bei den seltenen Barzahlungen muss er trotzdem einen Beleg ausstellen.
Kleiner Nebenerwerb mit 12.000 € Umsatz, alles bar: unter der Umsatzgrenze, also keine Pflicht.

Die Pflicht beginnt nicht sofort beim Überschreiten, sondern mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf jenes Voranmeldungszeitraums (Monat oder Quartal), in dem beide Grenzen erstmals gerissen wurden. Überschreiten Sie sie etwa erstmals im ersten Quartal 2026, brauchen Sie die Kasse ab 1. August 2026 - Zeit genug, um in Ruhe ein System auszuwählen. Umgekehrt fällt die Pflicht erst mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg, wenn die Grenzen ein Jahr lang nicht mehr überschritten werden und das auch künftig absehbar ist.

Wer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führt, kennt die Trennung von Bar- und Bankumsätzen ohnehin. Für die Kassenfrage zählt nur der Bar-Anteil - alles, was über Karte, Überweisung oder Erlagschein läuft, bleibt außen vor.

Was eine RKSV-konforme Kasse können muss

Seit 1. April 2017 reicht ein simples Kassabuch oder eine Excel-Liste nicht mehr. Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung, die jede Buchung fälschungssicher macht. Eine zulässige Kasse muss folgende Bausteine haben:

Signaturerstellungseinheit: ein Zertifikat eines zugelassenen Anbieters wie A-Trust, das jeden Barumsatz elektronisch signiert.
Belegverkettung: jeder Beleg trägt die Signatur des vorigen, sodass eine lückenlose Kette entsteht. Fehlt ein Glied, fällt das bei der Prüfung auf.
Datenerfassungsprotokoll (DEP): die fortlaufende, unveränderbare Aufzeichnung aller Umsätze.
Maschinenlesbarer Code: ein QR-Code auf jedem Beleg, der die Signatur enthält.
Anmeldung über FinanzOnline: Kasse und Signatureinheit werden beim Finanzamt registriert, der Startbeleg per FinanzOnline oder Belegcheck-App geprüft.

Zum Jahresende ist außerdem ein Monatsbeleg für Dezember zu erstellen - er gilt zugleich als Jahresbeleg und muss bis 15. Februar des Folgejahres geprüft werden. Die Daten landen am Ende in der laufenden Buchhaltung, weshalb sich eine Kasse, die sauber mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammenspielt, im Alltag bezahlt macht.

Was kostet eine Registrierkasse? Kauf gegen Cloud

Die Anbieterseiten nennen gern nur ihren eigenen Tarif. Der ehrliche Vergleich stellt die zwei Grundmodelle über mehrere Jahre gegenüber - und rechnet die Sicherheitseinrichtung mit, die bei Kauflösungen oft extra kostet:

Kostenpunkt	Hardware-Kauf	Cloud-Abo
Anschaffung Kasse	500 - 2.000 € einmalig	0 €
Belegdrucker	100 - 300 € einmalig	optional
Sicherheitseinrichtung (A-Trust)	ca. 100 €/Jahr	meist inkludiert
Software & Updates	10 - 30 €/Monat	im Abo enthalten
Laufend pro Jahr	rund 340 € + Anschaffung	ab rund 240 €

Stand Juni 2026, Werte nach Anbieterangaben (onlinebon.at). Tablet oder Smartphone für die Cloud-Lösung vorausgesetzt.

Über drei Jahre gerechnet zeigt sich der Unterschied deutlich. Eine gekaufte Hardware-Kasse mit 1.000 € Anschaffung, 200 € Drucker und rund 340 € laufenden Kosten pro Jahr summiert sich auf etwa 2.220 €. Eine Cloud-Kasse für 20 € im Monat kommt im selben Zeitraum auf rund 720 €, weil Hardware und Zertifikat entfallen.

Das heißt aber nicht, dass Cloud immer gewinnt. Nach drei Jahren ist die gekaufte Hardware abgeschrieben und gehört Ihnen, das Abo läuft weiter. Wer hohe Stückzahlen am Tag bondruckt, ein Restaurant mit mehreren Stationen betreibt oder schlechtes Internet hat, fährt mit robuster eigener Hardware oft besser. Für Gründer, Nebenerwerb und mobile Stände mit überschaubarem Belegaufkommen ist die Cloud-Variante der günstigere und flexiblere Einstieg. Alle Kosten sind als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar - ein Detail, das bei der Kalkulation Ihrer Umsatzsteuer und Gewinnermittlung zählt.

Belegerteilungspflicht und die Änderungen 2026

Unabhängig von der Kassenpflicht gilt seit 1. Jänner 2016 die Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen, ist aber nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen oder aufzubewahren. Als Barzahlung gelten auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen sowie andere bargeldnahe Vorgänge.

Drei Neuerungen sind 2026 wichtig, beschlossen vom Nationalrat am 10. Dezember 2025:

Kalte-Hände-Regelung angehoben: Für Verkäufe im Freien - von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen und Plätzen - stieg die Umsatzgrenze per 1.1.2026 von 30.000 auf 45.000 € netto. Darunter genügt die vereinfachte Losungsermittlung ohne Einzelaufzeichnung, Kasse und Beleg.
45.000 € auch für Almhütten und Buschenschank: Dieselbe Grenze gilt nun für Alm-, Berg- und Schihütten sowie für Buschenschanken, die höchstens 14 Tage im Jahr offen haben und betriebsweit unter 45.000 € bleiben.
Digitaler Beleg ab 1. Oktober 2026: Ab diesem Stichtag ist ein elektronisch bereitgestellter Beleg dem Papierbeleg gleichgestellt, etwa wenn der Beleginhalt per QR-Code oder Link am Display ausreichend lange sichtbar ist. Der Bondrucker wird damit für viele Betriebe optional.

Diese Lockerungen treffen vor allem kleine, saisonale und mobile Betriebe. Wer ohnehin über den Grenzen liegt, ändert nichts an seiner Pflicht - für ihn ist nur der digitale Beleg ab Oktober eine willkommene Vereinfachung.

Anmeldung, laufender Betrieb und Ausfall

Eine RKSV-Kasse ist mit dem Kauf nicht fertig eingerichtet - sie muss beim Finanzamt registriert und in Betrieb genommen werden. Der Ablauf ist bei jeder zugelassenen Lösung gleich:

Signatureinheit beschaffen (Zertifikat bei A-Trust oder einem anderen zugelassenen Anbieter).
Kasse und Signatureinheit registrieren über FinanzOnline im Bereich Registrierkassen.
Startbeleg erstellen und mit der BMF-Belegcheck-App prüfen. Erst wenn die App die Signatur bestätigt, ist die Kasse korrekt initialisiert.
Startbeleg sieben Jahre aufbewahren - er ist Teil der Belegkette und bei jeder Prüfung vorzulegen.

Im laufenden Betrieb erstellt die Kasse zu jedem Monatsende automatisch einen Monatsbeleg. Der Monatsbeleg für Dezember ist zugleich der Jahresbeleg: Er muss ausgedruckt, sieben Jahre aufbewahrt und bis spätestens 15. Februar des Folgejahres mit der Belegcheck-App geprüft werden. Diese jährliche Kontrolle ist der häufigste Stolperstein, weil sie leicht vergessen wird - tragen Sie den Termin fix ein.

Was tun, wenn die Kasse ausfällt? Ein Ausfall der Kasse oder der Signatureinheit von mehr als 48 Stunden ist innerhalb einer Woche über FinanzOnline zu melden. Während des Ausfalls dürfen Sie Geschäfte weiterführen, müssen die Barumsätze aber händisch als Ersatzbelege erfassen (Durchschrift für den Kunden, Zweitschrift für die Aufzeichnung) und nach der Reparatur nacherfassen. Ein kurzer Stromausfall unter 48 Stunden ohne Datenverlust ist dagegen kein meldepflichtiger Vorfall.

Wer die Kasse als reine Belegmaschine begreift, übersieht den eigentlichen Nutzen: Die DEP-Daten sind die saubere Grundlage für Buchhaltung und Rechnungslegung. Eine Lösung, die exportiert, statt einzusperren, erspart am Jahresende viel Handarbeit.

Welche Lösung für wen?

Unsere Einschätzung:

Gründer, Nebenerwerb, mobiler Stand: Cloud-Kasse auf dem vorhandenen Tablet oder Smartphone. Niedrige Einstiegskosten, Sicherheitseinrichtung inklusive, ab Oktober 2026 ohne Drucker nutzbar. Wer gerade erst die Gewerbeanmeldung hinter sich hat, bindet so kein Kapital in Hardware.

Etablierte Gastronomie oder Handel mit hohem Belegaufkommen: robuste Hardware-Kasse mit eigenem Drucker und Kassenlade. Höhere Anschaffung, dafür unabhängig von der Internetverbindung und nach wenigen Jahren abbezahlt.

Unter den Grenzen oder im Freien unter 45.000 €: keine Registrierkasse nötig. Vereinfachte Losungsermittlung genügt, die Belegpflicht bei Barzahlung bleibt. Prüfen Sie die Grenzen aber jedes Jahr neu - wer hineinwächst, muss rechtzeitig umstellen.

Die Registrierkasse ist kein Umsatzbringer, sondern eine gesetzliche Pflicht mit Strafdrohung bei Verstoß. Wer pflichtwidrig keine führt oder die Belegpflicht verletzt, riskiert eine Finanzordnungswidrigkeit; gravierender ist oft die Folge, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen anzweifeln und die Besteuerungsgrundlagen schätzen darf. Wählen Sie nicht nach dem schönsten Werbeversprechen, sondern nach Belegaufkommen, vorhandener Hardware und dem Zusammenspiel mit Ihrer übrigen Software für die Steuer und Buchhaltung. Dann ist sie in einer halben Stunde eingerichtet und Sie hören nur einmal im Jahr beim Jahresbeleg von ihr.

Quellen (3)

Häufig gestellte Fragen

Ab wann brauche ich in Österreich eine Registrierkasse?

Sobald Sie beide Grenzen überschreiten: über 15.000 € Jahresumsatz netto UND mehr als 7.500 € Barumsätze netto pro Jahr. Beide Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein. Liegen Sie bei einer darunter, besteht keine Registrierkassenpflicht - die Belegerteilungspflicht gilt bei Barzahlung trotzdem.

Was kostet eine Registrierkasse 2026?

Eine Cloud-Kasse startet bei rund 20 € im Monat inklusive Sicherheitseinrichtung, also etwa 240 € im Jahr ohne eigene Hardware. Eine gekaufte Hardware-Kasse kostet 500 bis 2.000 € einmalig plus rund 100 € pro Jahr für das A-Trust-Zertifikat und 10 bis 30 € pro Monat für Updates.

Was ist die RKSV?

Die Registrierkassensicherheitsverordnung schreibt seit 1.4.2017 vor, dass jede Kasse eine technische Sicherheitseinrichtung mit elektronischer Signatur hat. Sie verkettet alle Barumsätze manipulationssicher, druckt einen QR-Code auf jeden Beleg und wird über FinanzOnline angemeldet.

Muss der Kunde den Beleg mitnehmen?

Nein. Der Unternehmer muss den Beleg erstellen und anbieten, der Kunde muss ihn entgegennehmen, ist aber nicht verpflichtet, ihn aufzubewahren oder mitzunehmen. Ab 1. Oktober 2026 gilt ein digital bereitgestellter Beleg, etwa per QR-Code am Display, dem Papierbeleg als gleichwertig.

Was hat sich 2026 geändert?

Die Kalte-Hände-Grenze für Verkäufe im Freien stieg per 1.1.2026 von 30.000 auf 45.000 € netto. Dieselbe 45.000-€-Grenze gilt nun für Almhütten und Buschenschanken mit höchstens 14 Öffnungstagen. Ab 1.10.2026 ist der digitale Beleg dem Papierbeleg gleichgestellt.

Gilt die Registrierkassenpflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, die Umsatzsteuer-Kleinunternehmerregelung und die Registrierkassenpflicht sind getrennt zu betrachten. Ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer kann trotzdem registrierkassenpflichtig sein, wenn er die 15.000-€- und 7.500-€-Bargrenzen überschreitet.