Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2026 - einfach erklärt
Was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfache Form der Gewinnermittlung. Der Gewinn ergibt sich schlicht aus den Betriebseinnahmen minus den Betriebsausgaben - keine Bilanz, keine doppelte Buchführung, keine Inventur. Für die meisten Einzelunternehmen und kleinen Betriebe ist sie der Normalfall, ebenso für die OG und KG mit natürlichen Personen als Gesellschaftern, solange sie unter der Buchführungsgrenze bleiben.
Erlaubt ist sie für alle, die nicht rechnungslegungspflichtig sind. Wo genau diese Grenze verläuft, wird derzeit politisch verschoben - der Stand ist wichtig, weil dazu viel Halbwissen kursiert.
Die Buchführungsgrenze - 700.000 Euro, Anhebung geplant
Die Rechnungslegungspflicht - also die Pflicht zur doppelten Buchführung mit Bilanz - greift nach § 189 UGB erst ab einer bestimmten Umsatzschwelle. Aktuell (Stand Juni 2026) gelten zwei Werte:
- 700.000 Euro - die Regelgrenze: Wird sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten, beginnt die Bilanzpflicht nach einem Pufferjahr ab dem übernächsten Jahr. Beispiel: über der Grenze in 2024 und 2025, Bilanzpflicht ab 2027.
- 1.000.000 Euro - die qualifizierte Grenze: Wird sie schon in einem einzigen Jahr überschritten, setzt die Bilanzpflicht ohne Pufferjahr bereits im Folgejahr ein.
Die Bundesregierung hat im April 2026 angekündigt, die Regelgrenze von 700.000 auf 1 Million Euro anzuheben. Stand Juni 2026 ist diese Anhebung aber noch nicht in Kraft - der Gesetzesentwurf befindet sich in interministerieller Koordinierung, ein Datum des Inkrafttretens steht noch nicht fest. Bis das Gesetz beschlossen ist, gilt unverändert die 700.000-Euro-Regelgrenze. Wer knapp darunter liegt, sollte den Wert also nicht vorschnell mit der höheren Zahl ansetzen. Kapitalgesellschaften wie die GmbH sind unabhängig vom Umsatz immer buchführungspflichtig.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Der wichtigste Unterschied zur Bilanzierung. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt der Zahlung:
- Eine Einnahme wirkt sich aus, wenn das Geld tatsächlich eingeht.
- Eine Ausgabe wirkt sich aus, wenn sie tatsächlich bezahlt wird.
Beispiel: Eine im Dezember 2026 gestellte Rechnung, die der Kunde erst im Jänner 2027 zahlt, ist eine Einnahme des Jahres 2027. Das eröffnet einen legalen Gestaltungsspielraum: Wer am Jahresende Ausgaben vorzieht oder Einnahmen ins neue Jahr schiebt, verschiebt damit auch den steuerpflichtigen Gewinn.
Die Ausnahme: die 15-Tage-Regel
Es gibt eine wichtige Ausnahme, an der viele scheitern: regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (Miete, Versicherungsprämien, SVS-Beiträge, Leasingraten) werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie innerhalb von 15 Tagen um den Jahreswechsel fließen. Die am 2. Jänner 2027 bezahlte Dezember-2026-Miete zählt also noch zu 2026, nicht zu 2027. Wer die laufenden SVS-Beiträge kurz vor oder nach Silvester zahlt, sollte das im Blick haben - sonst landet ein Beitrag im falschen Jahr und die Gewinnverschiebung geht nicht auf.
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen - Wareneinkauf, Miete, Büromaterial, Fahrzeugkosten, Fortbildung, anteilige Telefon- und Internetkosten. Sie mindern den Gewinn und damit die Einkommensteuer.
Wichtig ist die saubere Trennung von Privatem und Betrieblichem sowie die Belegsammlung: Jede Ausgabe braucht einen Beleg, sieben Jahre aufzubewahren. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro netto dürfen sofort voll abgesetzt werden; teurere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA) - ein Laptop um 1.500 Euro etwa über drei Jahre. Wer das eigene Auto betrieblich nutzt, kann statt der tatsächlichen Kosten das amtliche Kilometergeld ansetzen, solange die betrieblichen Fahrten unter 30.000 Kilometer im Jahr bleiben.
Belege, Aufbewahrung und Registrierkasse
So einfach die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, ein paar Formalpflichten bleiben. Jeder Beleg - Eingang wie Ausgang - ist sieben Jahre aufzubewahren; ohne Beleg keine Betriebsausgabe und kein Vorsteuerabzug. Eingang und Ausgang werden laufend, lückenlos und nachvollziehbar aufgezeichnet, heute meist digital.
Wer überwiegend Bargeld einnimmt, fällt unter die Registrierkassenpflicht: Sie greift ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro, sofern davon mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Dann braucht es eine manipulationssichere Registrierkasse mit Signatureinheit und für jeden Barumsatz einen Beleg (Belegerteilungspflicht). Reine Online- oder B2B-Betriebe ohne nennenswerte Barumsätze sind davon nicht betroffen.
Die Steuererklärung: Beilage E1a
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird nicht separat eingereicht, sondern fließt über die Beilage E1a in die Einkommensteuererklärung ein. Dort werden Betriebseinnahmen und -ausgaben nach Kennzahlen gegliedert, der Gewinn ermittelt und in die Einkommensteuererklärung übernommen. Wer pauschaliert, füllt die E1a entsprechend vereinfacht aus. Eingereicht wird elektronisch über FinanzOnline - in der Regel bis 30. Juni des Folgejahres, mit Steuerberater später.
Pauschalierung: weniger Aufwand
Wer wenig Betriebsausgaben hat, muss nicht jede einzeln erfassen. Bei der Pauschalierung zieht man stattdessen einen festen Prozentsatz vom Umsatz ab. Die Sätze wurden für 2026 angehoben:
- Basispauschalierung: ab der Veranlagung 2026 15 Prozent des Nettoumsatzes als Betriebsausgabenpauschale (zuvor 13,5 Prozent 2025, 12 Prozent bis 2024), 6 Prozent für bestimmte Tätigkeiten wie kaufmännische oder technische Beratung, Unterricht und schriftstellerische Arbeit. Die Vorjahresumsatzgrenze stieg mit 1. Jänner 2026 von 320.000 auf 420.000 Euro, der maximale Abzug auf 63.000 Euro.
- Kleinunternehmerpauschalierung: 45 Prozent der Umsätze (höchstens 24.750 Euro), bei Dienstleistungsbetrieben 20 Prozent (höchstens 11.000 Euro) für Unternehmer im Rahmen der Kleinunternehmerregelung.
Neben dem Ausgabenpauschale stehen bei der Basispauschalierung außerdem bestimmte Posten zusätzlich zu: Wareneinkauf, Löhne und Gehälter, die eigenen Sozialversicherungsbeiträge, betrieblich genutzte ÖV-Karten sowie der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrags. Daneben gibt es branchenspezifische Pauschalierungen - etwa für das Gastgewerbe, Handelsvertreter, Künstler oder Sportler -, die eigene Sätze vorsehen.
Die Pauschalierung lohnt sich, wenn die tatsächlichen Ausgaben unter dem Pauschalsatz liegen - dann spart man Aufwand und senkt zugleich den Gewinn. Ob sich das im Einzelfall rechnet, vergleicht man am besten einmal jährlich mit den echten Ausgaben. Eine Buchhaltungssoftware rechnet beide Varianten oft auf Knopfdruck gegeneinander.
Der Gewinnfreibetrag - bis 4.950 Euro ohne Investition
Ein Vorteil, den viele Einnahmen-Ausgaben-Rechner nicht voll ausschöpfen, ist der Gewinnfreibetrag. Er besteht aus zwei Teilen. Den Grundfreibetrag bekommt jeder natürliche Unternehmer automatisch: 15 Prozent des Gewinns bis 33.000 Euro, also bis zu 4.950 Euro steuerfrei - ganz ohne Nachweis und auch bei Pauschalierung. Bei einem Gewinn von 30.000 Euro sind das 4.500 Euro, die gar nicht erst in die Einkommensteuer wandern.
Der zweite Teil, der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag, kommt ab einem Gewinn über 33.000 Euro dazu - aber nur, wenn man entsprechend in begünstigte Wirtschaftsgüter oder bestimmte Wertpapiere investiert. Wer pauschaliert, kann nur den Grundfreibetrag nutzen; der investitionsbedingte Teil setzt die vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung voraus. Für gut verdienende Einzelunternehmer ist das ein konkretes Argument, die echten Ausgaben zu führen statt zu pauschalieren.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz
| Kriterium | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | Doppelte Buchführung (Bilanz) |
|---|---|---|
| Zulässig bis | 700.000 € Umsatz (Regelgrenze) | Pflicht darüber |
| Gewinnermittlung | Einnahmen minus Ausgaben | Vermögensvergleich |
| Maßgeblicher Zeitpunkt | Zahlung (Zufluss/Abfluss) | Rechnung/Entstehung |
| Aufwand | gering | hoch |
Für die meisten Gründer und kleinen Betriebe ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die richtige Wahl - einfacher, billiger, mit weniger Formalismus. Die Bilanz wird erst zur Pflicht, wenn das Unternehmen die Buchführungsgrenze überschreitet oder als GmbH ohnehin bilanzieren muss.
Der Wechsel zur Bilanzierung
Überschreitet ein Betrieb die Grenze dauerhaft, wird aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die doppelte Buchführung. Dieser Wechsel ist kein bloßer Formalakt: Weil die beiden Systeme den Gewinn zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfassen (Zahlung gegen Entstehung), entsteht beim Übergang ein Übergangsgewinn oder -verlust, der einmalig zu ermitteln und zu versteuern ist. Offene Forderungen, die in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung noch nicht erfasst waren, werden dabei nachgeholt.
Wer absehbar über die Grenze wächst, sollte den Wechsel mit dem Steuerberater vorbereiten - der Übergangsgewinn lässt sich unter Umständen auf mehrere Jahre verteilen und so steuerlich glätten. Wer freiwillig früher bilanziert, kann das ebenfalls tun; für die allermeisten kleinen Betriebe gibt es dafür aber keinen Grund, solange der Umsatz klar unter der Buchführungsgrenze bleibt.
Häufig gestellte Fragen
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?
Einzelunternehmen und Personengesellschaften ohne Rechnungslegungspflicht. Diese besteht, solange der Umsatz unter der Buchführungsgrenze von 700.000 Euro bleibt. Die im April 2026 angekündigte Anhebung auf 1 Million Euro ist im Juni 2026 noch nicht in Kraft.
Was ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnung. Eine Einnahme wirkt, wenn das Geld eingeht, eine Ausgabe, wenn sie bezahlt wird - anders als bei der Bilanzierung.
Was ist die Buchführungsgrenze 2026?
Die Umsatzschwelle, ab der doppelte Buchführung (Bilanz) verpflichtend wird. Aktuell gilt § 189 UGB: 700.000 Euro bei zweimaligem Überschreiten, 1.000.000 Euro bei einmaligem. Die Anhebung der Regelgrenze auf 1 Million ist angekündigt, aber noch nicht beschlossen.
Was bringt eine Pauschalierung?
Statt jede Betriebsausgabe einzeln zu erfassen, zieht man einen pauschalen Prozentsatz vom Umsatz ab. Das spart Aufwand und lohnt sich, wenn die tatsächlichen Ausgaben niedrig sind.
Brauche ich eine Registrierkasse?
Nur bei überwiegendem Bargeschäft: Die Registrierkassenpflicht greift ab 15.000 Euro Jahresumsatz, wenn davon mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Dann braucht es eine manipulationssichere Kasse mit Signatureinheit und für jeden Barumsatz einen Beleg. Reine Online- oder B2B-Betriebe sind nicht betroffen.
Wo trage ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in die Steuererklärung ein?
In der Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung. Dort werden Einnahmen und Ausgaben nach Kennzahlen gegliedert und der Gewinn ermittelt. Eingereicht wird elektronisch über FinanzOnline, in der Regel bis 30. Juni des Folgejahres.
Was passiert beim Wechsel zur Bilanzierung?
Es entsteht ein einmaliger Übergangsgewinn oder -verlust, weil die beiden Systeme den Gewinn zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfassen. Offene Forderungen werden nachgeholt. Der Übergangsgewinn lässt sich unter Umständen auf mehrere Jahre verteilen - am besten mit dem Steuerberater vorbereiten.
Chefredakteur finanzguide.at