Rechnung schreiben Österreich 2026 - alle Pflichtangaben

Warum die Pflichtangaben zählen

Eine Rechnung ist nicht nur ein Zahlungsbeleg. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Ihr Kunde die Vorsteuer ziehen kann - und dass Ihre eigene Buchhaltung sauber ist. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug streichen. Deshalb lohnt es sich, die Angaben von Anfang an korrekt zu machen.

Die Anforderungen stehen in § 11 Umsatzsteuergesetz und gelten für jeden Unternehmer, egal ob Einzelunternehmen oder GmbH. Wie die ausgewiesene USt am Ende in die Umsatzsteuervoranmeldung wandert, ist ein eigenes Thema - hier geht es um das Dokument selbst.

Die Pflichtangaben einer Rechnung

Eine vollständige Rechnung enthält:

Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
Tag der Lieferung/Leistung oder Leistungszeitraum
Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz
der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos, einmalig)
die UID-Nummer des Ausstellers

Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto an andere Unternehmer kommt die UID des Empfängers dazu.

Drei Rechnungstypen je nach Betrag

In der Praxis entscheidet die Höhe der Rechnung, wie viele Angaben verpflichtend sind. Es gibt drei Stufen - und genau an diesen zwei Schwellen (400 Euro und 10.000 Euro) passieren die meisten Fehler.

Pflichtangabe	bis 400 € brutto	400 - 10.000 €	über 10.000 €
Name/Anschrift Aussteller	ja	ja	ja
Name/Anschrift Empfänger	nein	ja	ja
fortlaufende Rechnungsnummer	nein	ja	ja
UID des Ausstellers	nein	ja	ja
Netto + Steuerbetrag getrennt	nein (brutto + Satz genügt)	ja	ja
UID des Empfängers	nein	nein	ja

Die 400-Euro-Grenze ist eine harte Kante: Schon ein Cent darüber macht aus der Kleinbetragsrechnung eine Vollrechnung mit allen Angaben. Wer das übersieht und einem Geschäftskunden eine 410-Euro-Rechnung ohne dessen Daten ausstellt, riskiert, dass dem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen wird. Unabhängig vom Betrag gilt die Kunden-UID außerdem immer bei Reverse Charge und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Die Rechnungsnummer richtig vergeben

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe und ein häufiger Stolperstein. Sie muss lückenlos und einmalig sein - jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden, und es dürfen keine Lücken entstehen. Erlaubt sind eigene Nummernkreise (etwa pro Jahr oder Filiale), solange jeder für sich lückenlos bleibt; auch Buchstaben und das Jahr dürfen Teil der Nummer sein, etwa “2026-0001”.

Wichtig ist Konsequenz: Wer einmal ein System gewählt hat, behält es bei. Lücken oder doppelte Nummern fallen bei der Betriebsprüfung sofort auf und nähren den Verdacht, dass Rechnungen fehlen.

Bis wann muss eine Rechnung ausgestellt werden

Viele glauben, eine Rechnung könne man jederzeit nachreichen. Tatsächlich gibt es eine Frist: Grundsätzlich ist die Rechnung binnen sechs Monaten nach Lieferung oder Leistung auszustellen. Bei steuerpflichtigen Umsätzen an andere Unternehmer besteht sogar eine Rechnungsausstellungspflicht. Eine deutlich kürzere Frist gilt bei innergemeinschaftlichen Leistungen mit Übergang der Steuerschuld: Hier muss die Rechnung spätestens am 15. des dem Leistungsmonat folgenden Kalendermonats beim Empfänger sein - sonst kommt die Zusammenfassende Meldung aus dem Takt.

Zahlungsfrist, Skonto und Verzugszinsen

Die Zahlungsfrist ist gesetzlich nicht fix vorgeschrieben - üblich sind 14 oder 30 Tage ab Rechnungserhalt, die man auf der Rechnung angibt. Wer rascher zu seinem Geld kommen will, kann Skonto anbieten (etwa 2 Prozent Abzug bei Zahlung binnen 10 Tagen).

Zahlt ein Kunde nicht, fallen Verzugszinsen an - auch ohne gesonderte Vereinbarung. Zwischen Unternehmern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz liegt im 1. Halbjahr 2026 bei 1,53 Prozent (er wird jeweils zum 1. Jänner und 1. Juli von der OeNB angepasst). Daraus ergibt sich aktuell ein B2B-Verzugszinssatz von 10,73 Prozent pro Jahr. Bei Geschäften mit Verbrauchern sind es nur 4 Prozent.

Ein Rechenbeispiel: Eine offene B2B-Rechnung über 5.000 Euro, 30 Tage überfällig, ergibt bei 10,73 Prozent rund 44 Euro Verzugszinsen (5.000 x 0,1073 x 30/365). Dazu darf bei B2B-Geschäften eine pauschale Mahnentschädigung von 40 Euro kommen - macht zusammen rund 84 Euro, die der säumige Kunde zusätzlich schuldet. Diese Beträge muss man nicht verschenken: Schon der Hinweis auf den gesetzlichen Verzugszins erhöht oft die Zahlungsmoral.

Wenn der Kunde nicht zahlt

Die korrekte Rechnung ist die halbe Miete - die andere Hälfte ist, das Geld auch einzutreiben. Der bewährte Weg ist eine klare Eskalation statt sofortiger Drohungen. Erste Stufe: eine freundliche Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fristablauf, oft genügt sie schon. Bleibt sie ohne Wirkung, folgt die Mahnung mit neuer, kurzer Frist (üblich sind 7 bis 14 Tage), ab der Sie Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale ausweisen.

Zahlt der Kunde auch dann nicht, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren: Bis 75.000 Euro läuft es über den Mahnantrag beim Bezirks- oder Landesgericht und mündet, wenn der Schuldner nicht widerspricht, in einen vollstreckbaren Zahlungsbefehl. Wie das im Detail abläuft, steht im Beitrag zum Mahnverfahren; wer die Forderung lieber abgibt, findet die Spielregeln und Kosten unter Inkasso und Forderungen. Wichtig: Eine offene Rechnung verjährt in der Regel nach drei Jahren - wer zu lange wartet, verliert den Anspruch.

Sonderfälle: Kleinunternehmer und Reverse Charge

Zwei Konstellationen brauchen einen besonderen Hinweis statt der Steuer:

Kleinunternehmer: Wer unter 55.000 Euro Jahresumsatz bleibt und die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine USt aus, sondern schreibt einen Hinweis wie “Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung”. Ohne ausgewiesene USt gibt es beim Kunden keinen Vorsteuerabzug.
Reverse Charge: Bei bestimmten B2B-Leistungen ins EU-Ausland geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Auf die Rechnung gehört der Hinweis “Steuerschuld geht über (Reverse Charge)” plus beide UID-Nummern - mehr dazu im Beitrag zur Mehrwertsteuer.

Ein häufiger und teurer Fehler: Wer als Kleinunternehmer versehentlich USt ausweist, schuldet sie dem Finanzamt - kraft Rechnungslegung, obwohl er eigentlich befreit wäre.

Anzahlung, Teilrechnung und Storno

Bei größeren Aufträgen sind Anzahlungs- und Teilrechnungen üblich. Sie unterliegen denselben Pflichtangaben; die bereits verrechneten Teilbeträge werden in der Schlussrechnung abgezogen, damit die Umsatzsteuer am Ende nur einmal anfällt. Ein klassischer Fehler ist, in der Schlussrechnung die Anzahlungen nicht korrekt gegenzurechnen - dann schuldet man die USt doppelt.

Eine bereits gelegte Rechnung lässt sich nicht einfach löschen. Korrigiert wird über eine Rechnungsberichtigung oder eine Gutschrift/Storno-Rechnung, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. So bleibt der Nummernkreis lückenlos und der Vorgang nachvollziehbar. Wer eine falsche Rechnung einfach verschwinden lässt, reißt genau jene Lücke, die bei der Prüfung auffällt.

E-Rechnung: Pflicht und Zeitplan

Gegenüber dem Bund (B2G) ist die elektronische Rechnung in Österreich längst Pflicht: Lieferanten der öffentlichen Verwaltung müssen strukturierte E-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal einbringen (Format ebInterface oder PEPPOL) - ein einfaches PDF genügt dort nicht.

Im B2B-Bereich ist die E-Rechnung derzeit noch freiwillig, ein PDF per Mail ist zulässig. Das ändert sich mit der EU-Reform “VAT in the Digital Age” (ViDA), die am 11. März 2025 beschlossen wurde:

Ab 1. Juli 2030: strukturierte E-Rechnung plus digitale Meldung verpflichtend für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze. Die Rechnung muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen und binnen zehn Tagen gemeldet werden.
Bis 1. Januar 2035: Mitgliedstaaten mit eigenen nationalen Echtzeit-Meldesystemen müssen diese vollständig an den EU-Standard angleichen.

Wer heute schon ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnungs-Export nutzt, ist für diese Entwicklung gerüstet.

Aufbewahrung und Form

Rechnungen sind sieben Jahre aufzubewahren. Elektronische Rechnungen sind der Papierform gleichgestellt, sofern Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind - ein PDF per E-Mail reicht in der Praxis aus. Wer regelmäßig fakturiert, fährt mit einer Buchhaltungssoftware am sichersten, weil sie Pflichtangaben und fortlaufende Nummern automatisch korrekt setzt und die Belege gleich für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sortiert.

Quellen (4)

Häufig gestellte Fragen

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und die UID des Ausstellers.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine vereinfachte Rechnung bis 400 Euro brutto. Sie braucht keinen Empfänger, keine Rechnungsnummer, keine UID und keine getrennte Steuerausweisung - es genügen Aussteller, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Auch nur ein Cent über 400 Euro macht die Vollrechnung nötig.

Wann muss die UID des Kunden auf die Rechnung?

Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto an andere Unternehmer muss auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers angeführt werden. Darunter genügt die UID des Ausstellers. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Kunden-UID unabhängig vom Betrag Pflicht.

Welche Verzugszinsen darf ich 2026 verlangen?

Zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz - bei einem Basiszinssatz von 1,53 Prozent (1. Halbjahr 2026) also 10,73 Prozent. Bei Geschäften mit Verbrauchern sind es 4 Prozent. Zusätzlich darf bei B2B eine pauschale Mahnentschädigung von 40 Euro verrechnet werden.

Bis wann muss ich eine Rechnung ausstellen?

Grundsätzlich binnen sechs Monaten nach Lieferung oder Leistung. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen mit Reverse Charge gilt eine kürzere Frist: spätestens am 15. des Folgemonats.

Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?

Nicht löschen, sondern berichtigen: über eine Rechnungsberichtigung oder eine Storno-/Gutschriftsrechnung, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. So bleibt der Nummernkreis lückenlos und der Vorgang bei einer Prüfung nachvollziehbar.

Ist die E-Rechnung Pflicht?

Gegenüber dem Bund (B2G) ja - dort sind strukturierte E-Rechnungen über das USP Pflicht, ein PDF genügt nicht. Im B2B-Bereich ist sie noch freiwillig; für grenzüberschreitende EU-Geschäfte greift ab 1. Juli 2030 die ViDA-Pflicht zur strukturierten E-Rechnung.