Firmenbuch Österreich 2026 - Eintragung, Auszug und Kosten
Wer muss ins Firmenbuch und was steht drin?
Das Firmenbuch ist das öffentliche Register aller eingetragenen Unternehmen Österreichs, geführt von den Landesgerichten als Firmenbuchgerichte - in Wien vom Handelsgericht. Immer eintragungspflichtig sind Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, FlexCo) sowie OG, KG und Genossenschaften. Ein Einzelunternehmer muss erst hinein, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über 700.000 Euro Nettoumsatz erzielt oder in einem Jahr über eine Million - darunter ist die Eintragung freiwillig.
Was das Firmenbuch leistet
Der Sinn des Registers ist Verlässlichkeit im Geschäftsverkehr. Wer mit einem Unternehmen einen Vertrag schließt, soll prüfen können, wer es vertritt, wo es sitzt und in welcher Rechtsform es haftet. Genau diese Angaben sind im Firmenbuch öffentlich einsehbar und genießen Vertrauensschutz: Auf eine eingetragene und ordnungsgemäß bekanntgemachte Tatsache darf sich ein Dritter verlassen (Publizitätswirkung nach dem Unternehmensgesetzbuch).
Praktisch heißt das: Steht im Firmenbuch, dass Frau A einzelvertretungsbefugte Geschäftsführerin ist, dann bindet ihre Unterschrift die GmbH - auch wenn intern etwas anderes vereinbart war. Das Register ist damit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Grundlage dafür, dass man Geschäftspartner überhaupt einschätzen kann. Es grenzt sich klar vom Grundbuch ab, das Eigentum an Liegenschaften dokumentiert, nicht Unternehmen.
Das Firmenbuch besteht aus zwei Teilen. Das Hauptbuch enthält die strukturierten Eckdaten zu jedem Unternehmen: Firma (also den Namen), Rechtsform, Sitz und Geschäftsanschrift, Geschäftszweig, die Firmenbuchnummer, die vertretungsbefugten Personen samt Art der Vertretung, bei Gesellschaften das Stammkapital und die Gesellschafter. Die Urkundensammlung enthält die dahinterliegenden Dokumente - Gesellschaftsvertrag, Jahresabschlüsse, Musterzeichnungen, Gesellschafterbeschlüsse. Beide Teile werden elektronisch in einer zentralen Datenbank im Bundesrechenzentrum geführt.
Die Firmenbuchnummer: kleiner Code, klare Logik
Jedes eingetragene Unternehmen bekommt bei der Ersteintragung eine eindeutige Firmenbuchnummer (FN), die es dauerhaft behält - auch bei Umzug, Umbenennung oder Rechtsformwechsel. Sie besteht aus einer bis zu sechsstelligen Zahl und einem kleingeschriebenen Prüfbuchstaben, zum Beispiel FN 165432 h.
Der Buchstabe am Ende ist kein Zufall: Er wird nach einem festen Schema aus den Ziffern berechnet. Tippt man bei einer Abfrage einen Zahlendreher - etwa 156432 statt 165432 -, passt der Prüfbuchstabe nicht mehr, und die Eingabe wird als fehlerhaft erkannt. Diese kleine Sicherung verhindert, dass man versehentlich den Auszug der falschen Firma zieht. Das Kürzel “FN” selbst gehört streng genommen nicht zur Nummer, wird aber zur Klarheit fast immer mitgeschrieben.
Was die Abfrage kostet
Die Suche, ob und unter welcher Nummer ein Unternehmen eingetragen ist, ist über JustizOnline kostenlos. Für einen rechtsgültigen Auszug fallen jedoch Gerichtsgebühren an. Diese sind bundesweit einheitlich geregelt (Stand seit 1.4.2025):
| Auszugsart | Gebühr |
|---|---|
| Aktueller Firmenbuchauszug | 4,63 € |
| Aktueller Auszug mit historischen Daten | 7,80 € |
| Teilauszug (max. 2 Personen / Liste) | 1,44 € |
| Auszug persönlich beim Gericht | 18,00 € |
Der aktuelle Auszug zeigt den Ist-Stand, der Auszug mit historischen Daten zusätzlich gelöschte, also frühere Eintragungen - etwa ehemalige Geschäftsführer oder eine alte Firmenbezeichnung. Letzterer ist der richtige, wenn man die Geschichte eines Unternehmens nachvollziehen will, beispielsweise vor einer Geschäftsbeziehung oder einem Kauf. Wer den Auszug über kommerzielle Verrechnungsstellen statt direkt über JustizOnline zieht, zahlt oft mehr, weil ein Serviceaufschlag dazukommt - die Gerichtsgebühr selbst bleibt aber gleich.
Gebraucht wird der Auszug öfter, als man denkt: Banken verlangen bei der Eröffnung eines Geschäftskontos einen aktuellen Firmenbuchauszug, um die Vertretungsbefugnis zu prüfen. Bei der Anmietung von Geschäftsräumen, bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen oder beim Abschluss größerer Lieferverträge will die Gegenseite ebenfalls schwarz auf weiß sehen, wer das Unternehmen rechtsgültig vertritt. In all diesen Fällen wird meist ein Auszug verlangt, der nicht älter als vier Wochen ist - weil sich Geschäftsführer oder Sitz zwischenzeitlich geändert haben könnten. Den eigenen Auszug regelmäßig zu prüfen, ist daher kein Selbstzweck, sondern erspart im Ernstfall Verzögerungen.
Was die Ersteintragung kostet
Bei der Gründung schlägt die Eintragung selbst zu Buche. Für eine GmbH sind es 449 Euro Eintragungsgebühr plus 44 Euro Eingabegebühr für die elektronische Einbringung, zusammen 493 Euro (Stand seit 1.4.2025). Für ein Einzelunternehmen ist die Gerichtsgebühr deutlich niedriger, weil keine Gesellschaftsstruktur einzutragen ist.
Der entscheidende Hebel heißt aber NeuFöG: Bei einer echten Neugründung entfallen die Firmenbuch-Gerichtsgebühren über das Neugründungs-Förderungsgesetz vollständig. Voraussetzung ist, dass die Erklärung der Neugründung (Formular NeuFö 1) rechtzeitig - vor der Eintragung - bei der gesetzlichen Berufsvertretung, also meist der WKO-Gründerberatung, bestätigt wird und dem Antrag beiliegt. Wer diesen Schritt vergisst, zahlt die 493 Euro umsonst, denn nachträglich lässt sich die Befreiung nicht mehr geltend machen. Mehr dazu im Beitrag zur Unternehmensgründung.
Zu beachten: Die Firmenbuchgebühr ist nur ein Posten der Gründungskosten. Bei der GmbH kommen Notariatskosten für den Gesellschaftsvertrag, die Musterzeichnung und gegebenenfalls die anwaltliche Beratung dazu. Die Firmenbucheintragung ist also nicht die Gründung selbst, sondern deren formaler Abschluss.
Vom Antrag zur Eintragung
Der Antrag wird elektronisch beim zuständigen Firmenbuchgericht eingebracht - bei Kapitalgesellschaften zwingend über einen Notar oder Rechtsanwalt, weil die Unterschriften beglaubigt sein müssen. Das Gericht prüft die Unterlagen und trägt das Unternehmen ein, sobald alles vollständig und formal korrekt ist. Bei sauber vorbereiteten Anträgen geschieht das in der Praxis binnen weniger Werktage; fehlen Unterlagen oder sind Angaben unklar, ergeht ein Verbesserungsauftrag, und es dauert länger.
Mit der Eintragung entsteht die Gesellschaft als juristische Person - bei der GmbH ist die Firmenbucheintragung also konstitutiv, das Unternehmen existiert rechtlich erst ab diesem Moment. Beim Einzelunternehmen ist die Eintragung dagegen nur deklarativ: Das Unternehmen besteht schon vorher, die Eintragung macht es bloß im Register sichtbar.
Änderungen, Offenlegung und Löschung
Das Firmenbuch ist kein einmaliger Akt, sondern eine laufende Pflicht. Jede eintragungspflichtige Änderung - neuer Geschäftsführer, Sitzverlegung, Kapitalerhöhung, neuer Gesellschafter - muss ohne unnötigen Aufschub angemeldet werden. Dafür fallen erneut Gerichtsgebühren an, deren Höhe von der Art der Änderung abhängt. Wer eine Meldung unterlässt, riskiert Zwangsstrafen.
Kapitalgesellschaften trifft zusätzlich die Offenlegungspflicht: Sie müssen ihren Jahresabschluss innerhalb von neun Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch einreichen, wo er in die Urkundensammlung wandert und öffentlich einsehbar wird. Die Größe des Unternehmens bestimmt, wie umfangreich offengelegt werden muss - kleine GmbHs reichen eine verkürzte Bilanz ein. Diese Pflicht hängt eng mit der ordentlichen Buchhaltung und der laufenden Bilanzierung zusammen.
Am Ende steht die Löschung: Wird ein Unternehmen aufgelöst und abgewickelt oder geht es in Insolvenz, wird das im Firmenbuch vermerkt und das Unternehmen schließlich gelöscht. Ein Insolvenzverfahren ist dort ebenso ersichtlich wie bei natürlichen Personen im Insolvenzregister - die Parallele zum Privatkonkurs liegt nahe, nur betrifft das Firmenbuch eben Unternehmen. Auch nach der Löschung bleiben die historischen Daten über den Auszug mit historischen Daten abrufbar.
Firmenbuch ist nicht das Transparenzregister
Eine Verwechslung, die in der Praxis regelmäßig zu Versäumnissen führt: Das Firmenbuch und das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG) sind zwei verschiedene Register mit unterschiedlichem Zweck. Das Firmenbuch zeigt, wer ein Unternehmen rechtlich vertritt und in welcher Form es haftet. Das WiEReG-Register dagegen erfasst, welche natürlichen Personen tatsächlich dahinterstehen - die wirtschaftlichen Eigentümer mit mehr als 25 Prozent Beteiligung. Es dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
Der entscheidende Punkt: Wer im Firmenbuch eingetragen ist und eine Gesellschaft führt, muss seine wirtschaftlichen Eigentümer zusätzlich ans WiEReG melden - über das Unternehmensserviceportal - und die Meldung jährlich überprüfen. Eine Firmenbucheintragung ersetzt diese Meldung nicht. Protokollierte Einzelunternehmen sind von der WiEReG-Meldung ausgenommen, GmbHs und die meisten anderen Gesellschaften nicht. Wer die Meldung unterlässt, riskiert nach dem WiEReG Zwangsstrafen, die zunächst mit dreimonatiger Frist angedroht werden. Die beiden Register laufen also parallel - das Firmenbuch öffentlich und vertretungsbezogen, das WiEReG eigentümerbezogen und nur eingeschränkt einsehbar.
Häufige Fehler
- NeuFöG vergessen: Ohne rechtzeitig bestätigtes Formular NeuFö 1 zahlen Sie die volle Eintragungsgebühr, obwohl die Befreiung zugestanden hätte.
- Eintragungspflicht übersehen: Wer als Einzelunternehmer über die 700.000-Euro-Grenze wächst, muss sich anmelden - das passiert nicht automatisch. Die Schwelle gilt für den Nettoumsatz, nicht den Gewinn.
- Auszug bei teuren Drittanbietern ziehen: Der direkte Weg über JustizOnline kostet die reine Gerichtsgebühr. Kommerzielle Portale verlangen oft ein Vielfaches für dieselbe Information.
- Änderungen verschleppen: Ein ausgeschiedener Geschäftsführer, der im Firmenbuch noch steht, kann das Unternehmen nach außen weiter wirksam binden - melden Sie Änderungen sofort.
- Firmenbuch mit Gewerberegister verwechseln: Die Gewerbeanmeldung berechtigt zur Ausübung des Gewerbes, die Firmenbucheintragung betrifft die Rechtsform. Eine GmbH braucht beides, ein kleiner Einzelunternehmer oft nur die Gewerbeberechtigung.
Häufig gestellte Fragen
Wer muss sich ins Firmenbuch eintragen lassen?
Immer eintragungspflichtig sind GmbH, AG, FlexCo, OG, KG und Genossenschaften. Einzelunternehmer erst, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über 700.000 Euro Nettoumsatz erzielen oder in einem Jahr über 1.000.000 Euro. Darunter ist die Eintragung freiwillig.
Was kostet ein Firmenbuchauszug 2026?
Über JustizOnline kostet der aktuelle Firmenbuchauszug 4,63 Euro, der Auszug mit historischen (gelöschten) Daten 7,80 Euro und ein Teilauszug 1,44 Euro. Ein persönlich beim Gericht geholter Auszug kostet 18 Euro. Eine einfache Firmensuche ist kostenlos.
Was kostet die Firmenbuch-Ersteintragung einer GmbH?
Die Ersteintragung einer GmbH kostet 449 Euro Eintragungsgebühr plus 44 Euro Eingabegebühr (ERV), zusammen 493 Euro - Stand seit 1.4.2025. Bei einer echten Neugründung entfallen diese Gerichtsgebühren über das NeuFöG vollständig.
Wie ist eine Firmenbuchnummer aufgebaut?
Eine Firmenbuchnummer besteht aus einer bis zu sechsstelligen Zahl und einem kleingeschriebenen Prüfbuchstaben, etwa FN 165432 h. Der Buchstabe wird aus den Ziffern berechnet und verhindert Zahlendreher bei der Abfrage. Das Kürzel FN muss nicht zwingend angegeben werden.
Was ist der Unterschied zwischen Hauptbuch und Urkundensammlung?
Das Hauptbuch enthält die strukturierten Eckdaten - Firma, Sitz, Geschäftszweig, Vertretungsbefugnis, Stammkapital. Die Urkundensammlung enthält die zugrunde liegenden Dokumente wie Gesellschaftsvertrag, Jahresabschlüsse und Musterzeichnungen, ebenfalls elektronisch abrufbar.
Was passiert, wenn sich Daten ändern?
Änderungen wie neue Geschäftsführer, ein Sitzwechsel oder eine Kapitalerhöhung müssen ohne unnötigen Aufschub zur Eintragung angemeldet werden. Dafür fallen erneut Gerichtsgebühren an. Wer eine eintragungspflichtige Tatsache nicht meldet, riskiert Zwangsstrafen durch das Firmenbuchgericht.
Chefredakteur finanzguide.at